Polityka Prywatności

1Administrator danych

Administratorem danych osobowych zbieranych w serwisie AutoZeszyt.pl jest ULTIMO SOLUTIO Katarzyna Bilińska, ul. Myszyniec 25, 05-255 Arciechów, NIP 775 236 91 48, REGON 366801676 (dalej: „Administrator").

Kontakt w sprawach związanych z przetwarzaniem danych: kontakt@autozeszyt.pl.

2Zakres przetwarzanych danych

Administrator przetwarza następujące dane osobowe użytkowników Serwisu:

imię i nazwisko (lub nazwa firmy),
adres e-mail,
dane do faktury (NIP, adres) — jeżeli zostały podane,
dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu (adres IP, typ przeglądarki, czas dostępu),
informacje o źródle rejestracji Konta: ścieżka strony Serwisu, z której nastąpiło przejście do formularza rejestracji, domena strony zewnętrznej, z której Użytkownik trafił do Serwisu, oraz oznaczenia kampanii (utm_source, utm_medium, utm_campaign), zapisywane jednorazowo przy zakładaniu Konta,
dane o płatnościach (status, kwota, okres rozliczeniowy) — bez danych karty płatniczej, które obsługuje operator płatności,
dane sprzedawcy umieszczane na fakturach wystawianych przez Użytkownika w Serwisie (nazwa firmy, NIP, adres, numer rachunku bankowego) oraz Token KSeF — dane uwierzytelniające do Krajowego Systemu e-Faktur, przechowywane w postaci zaszyfrowanej, jeżeli Użytkownik korzysta z wysyłki faktur do KSeF.

Dane klientów warsztatu wprowadzane przez Użytkownika do Serwisu są przetwarzane przez Administratora wyłącznie jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO. Zasady tego przetwarzania określa Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

3Cele i podstawy prawne przetwarzania

Świadczenie Usługi i obsługa Konta — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
Obsługa płatności i wystawianie faktur za Usługę — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny, m.in. ustawa o VAT, ustawa o rachunkowości).
Wystawianie faktur sprzedaży Użytkownika i ich przekazywanie do KSeF na polecenie Użytkownika, z użyciem jego Tokena KSeF — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy). Dane nabywców umieszczane na tych fakturach Administrator przetwarza jako podmiot przetwarzający na podstawie Umowy powierzenia.
Kontakt i obsługa zgłoszeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora).
Badanie satysfakcji i rozwój Usługi — kontakt z Użytkownikami (w tym byłymi, w okresie przechowywania danych Konta) z pytaniem o doświadczenia z Serwisu lub powody rezygnacji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora). Wobec tego przetwarzania przysługuje sprzeciw (art. 21 RODO).
Analiza skuteczności kanałów pozyskiwania Użytkowników na podstawie informacji o źródle rejestracji Konta — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora). Wobec tego przetwarzania przysługuje sprzeciw (art. 21 RODO).
Statystyki korzystania z Serwisu (Google Analytics, w tym informacja o założeniu Konta) — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona w banerze plików cookies). Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, usuwając dane witryny autozeszyt.pl w ustawieniach przeglądarki; baner wyświetli się wówczas ponownie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Bezpieczeństwo Serwisu i zapobieganie nadużyciom — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Dochodzenie ewentualnych roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4Okres przechowywania danych

Dane Konta — przez okres trwania umowy oraz 90 dni po jej zakończeniu (na potrzeby ewentualnej reaktywacji).
Dane podatkowe (faktury, dokumenty księgowe) — przez okres wymagany przepisami prawa (zwykle 5 lat od zakończenia roku podatkowego).
Token KSeF — do czasu jego usunięcia przez Użytkownika w ustawieniach Serwisu albo usunięcia danych Konta.
Dane techniczne (logi) — do 12 miesięcy.
Dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu — do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania celu przetwarzania.

5Odbiorcy danych

Dane Użytkowników mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

Dostawca hostingu — w celu utrzymania infrastruktury serwerowej Serwisu (serwery w Unii Europejskiej).
Operator płatności — w celu obsługi płatności subskrypcyjnych.
Biuro rachunkowe — w celu obsługi księgowo-podatkowej.
Dostawca usługi e-mail — w celu komunikacji z Użytkownikiem.
Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia) — w celach statystycznych (Google Analytics), wyłącznie po wyrażeniu zgody przez Użytkownika.
Krajowy System e-Faktur prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (Ministerstwo Finansów) — wyłącznie w zakresie faktur, które Użytkownik poleca przekazać do KSeF; dane są przekazywane bezpośrednio z Serwisu, a KSeF jest ich odrębnym administratorem.
Organy uprawnione na podstawie przepisów prawa — na żądanie zgodne z procedurą.

Z każdym z podmiotów przetwarzających Administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO. Krajowy System e-Faktur i organy uprawnione nie są podmiotami przetwarzającymi Administratora.

6Przekazywanie danych poza EOG

Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, z wyjątkiem danych statystycznych zbieranych przez Google Analytics po wyrażeniu zgody przez Użytkownika. Dane te mogą być przekazywane do Google LLC w Stanach Zjednoczonych na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w ramach EU-US Data Privacy Framework, w którym uczestniczy Google LLC (art. 45 RODO).

W przypadku innych zmian w tym zakresie Administrator poinformuje Użytkowników z odpowiednim wyprzedzeniem i zapewni zabezpieczenia wymagane przez RODO.

7Prawa użytkowników

Każdej osobie, której dane przetwarza Administrator, przysługują następujące prawa:

prawo dostępu do danych (art. 15 RODO),
prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO),
prawo do usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO),
prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO),
prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO),
prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Żądania związane z realizacją powyższych praw należy kierować na adres kontakt@autozeszyt.pl. Administrator udzieli odpowiedzi w terminie do 1 miesiąca od otrzymania żądania.

8Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies w celach funkcjonalnych (utrzymanie sesji zalogowanego Użytkownika) oraz statystycznych (Google Analytics z anonimizacją IP, wyłącznie po wyrażeniu zgody przez Użytkownika).

Użytkownik może w każdej chwili wyłączyć obsługę cookies w przeglądarce. Wyłączenie cookies funkcjonalnych może uniemożliwić korzystanie z Serwisu.

9Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa odpowiednie do ryzyka, w szczególności:

szyfrowane połączenia HTTPS (TLS),
zabezpieczenie haseł algorytmem haszującym,
regularne kopie zapasowe,
kontrolę dostępu do danych w infrastrukturze,
aktualizacje oprogramowania serwerowego.

10Zmiany Polityki

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności. O zmianach, które istotnie wpływają na prawa lub obowiązki Użytkowników (w szczególności nowy cel przetwarzania, zmiana zakresu zbieranych danych lub okresów ich przechowywania), Użytkownicy są informowani na adres e-mail co najmniej z 14-dniowym wyprzedzeniem. Pozostałe zmiany, w tym redakcyjne i doprecyzowujące, są publikowane w Serwisie wraz z nowym numerem wersji i datą rozpoczęcia obowiązywania. Wszystkie wcześniejsze wersje pozostają dostępne w archiwum Polityki prywatności.

iHistoria zmian

Wersja 1.4 — obowiązuje od 12 października 2026 r. Aktualna wersja. Zmiany związane z uruchomieniem w Serwisie faktur sprzedaży i wysyłki do Krajowego Systemu e-Faktur: dodanie danych sprzedawcy na fakturach i Tokena KSeF do zakresu danych (§2), celu „Wystawianie faktur sprzedaży Użytkownika i ich przekazywanie do KSeF" (art. 6 ust. 1 lit. b RODO, §3), okresu przechowywania Tokena KSeF (§4) oraz Krajowego Systemu e-Faktur jako odbiorcy danych (§5).
Wersja 1.3 — obowiązywała od 28 września 2026 r. do 11 października 2026 r. Zobacz wersję archiwalną. Zmiany: dodanie informacji o źródle rejestracji Konta do zakresu danych oraz celu „Analiza skuteczności kanałów pozyskiwania Użytkowników" (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) wraz z informacją o prawie sprzeciwu; wskazanie celu i podstawy prawnej statystyk Google Analytics (zgoda) wraz ze sposobem jej wycofania, dodanie Google Ireland Limited do odbiorców danych oraz informacji o możliwym przekazaniu danych statystycznych do USA na podstawie EU-US Data Privacy Framework.
Wersja 1.2 — obowiązywała od 15 września 2026 r. do 27 września 2026 r. Zobacz wersję archiwalną. Zmiany: dodanie celu przetwarzania „Badanie satysfakcji i rozwój Usługi" (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) wraz z informacją o prawie sprzeciwu oraz doprecyzowanie zasad informowania o zmianach Polityki (powiadomienie e-mail przy zmianach istotnych, publikacja w Serwisie przy zmianach redakcyjnych).
Wersja 1.1 — obowiązywała od 11 czerwca 2026 r. do 14 września 2026 r. Zobacz wersję archiwalną. Zmiany związane z rozdzieleniem roli Administratora od roli podmiotu przetwarzającego (dane klientów warsztatu), doprecyzowaniem podstaw prawnych przetwarzania oraz wprowadzeniem systemu rejestrowania zgód użytkowników.
Wersja 1.0 — obowiązywała od 8 lutego 2026 r. do 10 czerwca 2026 r. Zobacz wersję archiwalną. Pełna lista wersji: archiwum Polityki prywatności.