Przechowalnia opon: przyjęcie, miejsce na regale i wydanie kompletu
Przechowalnia opon w AutoZeszycie działa jako rejestr depozytów: każdy wpis odpowiada jednemu kompletowi konkretnego klienta. Depozyt opon otrzymuje kolejny numer w obrębie konta, drukowany na etykietach i potwierdzeniu.
Formularz przyjęcia ma trzy kroki. Pierwszy obejmuje klienta, wyszukiwanego po nazwisku lub telefonie, oraz opcjonalnie samochód. Drugi opisuje opony: sezon, rozmiar, markę i model, liczbę sztuk od 1 do 8, DOT oraz rodzaj felg, jeśli komplet jest przyjmowany z felgami. Komplet mieszany, czyli z innymi oponami na tylnej osi, otrzymuje osobne pola rozmiaru, marki i DOT dla tyłu. Trzeci krok obejmuje miejsce w magazynie, cenę za przechowanie, datę przyjęcia, termin odbioru, pobraną opłatę i uwagi o stanie.
Miejsce zapisuje się w formacie przyjętym w warsztacie, na przykład R2-P3 (regał 2, półka 3). Lista przechowalni zawiera pasek zajętych miejsc z liczbą kompletów w każdej lokalizacji, a kliknięcie miejsca wyszukuje jego oznaczenie wśród depozytów w magazynie.
Do depozytu można dołączyć do 20 zdjęć stanu kompletu, przy przyjęciu lub później. Każde zdjęcie otrzymuje stempel z datą i godziną.
Wydanie kompletu, dostępne z listy, z karty depozytu i z karty zlecenia, zamyka depozyt. Okno wydania pokazuje opis kompletu i miejsce na regale, co pozwala sprawdzić zgodność przed oddaniem opon. Pomyłkowe wydanie można cofnąć.
Pomiar bieżnika i wiek opon według DOT
Formularz przyjęcia zawiera rzut samochodu z góry, a przy kołach pola bieżnika w milimetrach: lewy przód, prawy przód, lewy tył, prawy tył i koło zapasowe. Bieżnik 4 mm lub mniejszy jest wyróżniony kolorem.
Z numeru DOT program odczytuje rok produkcji (dwie ostatnie cyfry, na przykład 2322 oznacza rok 2022) i na tej podstawie wylicza wiek opon w latach. Na liście komplet otrzymuje oznaczenie „niski”, gdy najniższy wpisany bieżnik, łącznie z kołem zapasowym, wynosi 4 mm lub mniej, oraz oznaczenie wieku, na przykład „7 lat”, przy oponach co najmniej sześcioletnich. W komplecie mieszanym o wieku decyduje starszy DOT.
Na tej podstawie karta depozytu wyświetla ramkę „Okazja do sprzedaży nowego kompletu” z podanym powodem: najniższym bieżnikiem, wiekiem opon lub obydwoma. Ramka jest wyłącznie podpowiedzią dla obsługi; program nie wysyła klientowi żadnej informacji.
Potwierdzenie depozytu w PDF i etykiety na opony
Potwierdzenie przyjęcia opon powstaje jako PDF w formacie A4 w dwóch egzemplarzach: dla klienta i dla warsztatu. Zawiera dane klienta i samochodu, opis kompletu (w komplecie mieszanym osobno przód i tył), DOT, bieżnik zmierzonych pozycji, miejsce w magazynie, termin odbioru, opłatę ze stanem płatności, wpisane uwagi o stanie oraz pola podpisów. Dokument informuje, że po terminie przechowanie może być dodatkowo płatne, a odbiór następuje za okazaniem potwierdzenia lub po podaniu numeru depozytu.
Po wydaniu ten sam szablon tworzy pokwitowanie odbioru, również w dwóch egzemplarzach, z datą i godziną wydania, stanem opłaty, oświadczeniem klienta o odbiorze kompletu bez zastrzeżeń oraz podpisami wydającego i odbierającego.
Etykiety na opony są generowane jako PDF na arkuszu A4 do wycięcia: domyślnie osobna etykieta na każdą sztukę, numerowana na przykład „1 z 4”, albo jedna na komplet. Etykieta zawiera numer depozytu, klienta, samochód, sezon, opis opon, termin odbioru, miejsce na regale oraz nazwę i telefon warsztatu. Etykiety poszczególnych sztuk mogą pokazywać pozycję koła na aucie i zmierzony bieżnik, co ułatwia montaż na tych samych pozycjach albo zamianę osi.
Terminy odbioru, komplety zalegające i opłata za przechowanie
Termin odbioru jest podpowiadany według miesiąca przyjęcia: komplet przyjęty od września do lutego otrzymuje datę 1 kwietnia, a przyjęty od marca do sierpnia datę 15 października. Proponowaną datę można zmienić przy przyjęciu. Sezon nowego kompletu jest podpowiadany według bieżącego miesiąca: od września do lutego opony letnie, od marca do sierpnia zimowe.
Komplet uznaje się za zalegający, gdy termin odbioru minął, a opony nadal leżą w magazynie; dzień odbioru liczy się jeszcze jako termin dotrzymany. Karta takiego depozytu pokazuje datę upływu terminu oraz telefon klienta. Wskaźniki nad listą podają liczbę kompletów w magazynie, zalegających i z terminem odbioru w ciągu 30 dni oraz nieopłaconą kwotę za komplety w magazynie. Listę zawężają filtry W magazynie, Zalegające, Wydane i Wszystkie.
Do depozytu przypisuje się cenę za przechowanie, a zaznaczenie pola „Opłata pobrana” zapisuje dzień zaznaczenia jako datę pobrania. Przy wydaniu z karty depozytu lub zlecenia kwotę można od razu oznaczyć jako pobraną. Raporty liczą przychód z przechowalni według dnia tego oznaczenia. Program nie dolicza należności za dni po terminie; dopłatę i postępowanie z nieodebranymi oponami określa regulamin przechowalni warsztatu.
Zlecenia wymiany opon, terminarz i karty klienta
Wymiana opon, wyważanie i naprawa ogumienia są prowadzone jako standardowe zlecenia programu do warsztatu AutoZeszyt, z wpisami, kosztami towaru i robocizny oraz wydrukiem PDF. Otwarte zlecenie z planowaną datą przyjęcia lub terminem odbioru pojawia się w terminarzu obok urlopów i świąt; depozytów z przechowalni terminarz nie pokazuje.
Z karty zlecenia można przyjąć opony do przechowalni: formularz depozytu otwiera się z wybranym klientem, samochodem i powiązaniem ze zleceniem. Gdy komplet z tego zlecenia leży w magazynie, w miejscu przycisku przyjęcia karta udostępnia wydanie z oznaczeniem opłaty i wydrukiem pokwitowania. Karty klienta i samochodu zawierają sekcję „Opony w przechowalni” z ostatnimi depozytami i przyciskiem przyjęcia.
Profil branżowy „Serwis opon / wulkanizacja”
Program do wulkanizacji nie wymaga osobnej wersji: przy rejestracji lub później w ustawieniach konta wybiera się profil branżowy „Serwis opon / wulkanizacja”. Zmienia on nazewnictwo w zleceniach: koszty materiałowe występują jako „Towar”, a typy wpisów to Przyjęcie, Ocena stanu, Usługa i Notatka.
Przechowalnia opon jest dostępna w każdym profilu branżowym. Na publicznej wizytówce warsztatu można zaznaczyć usługi z grupy „Opony i koła”, w tym wymianę opon, wyważanie kół, naprawę ogumienia i przechowalnię opon.
Zakres i ograniczenia programu
AutoZeszyt to oprogramowanie dla wulkanizacji służące do ewidencji zleceń i depozytów, a nie system rezerwacji ani sprzedaży opon. Poza zakresem programu pozostają:
- rezerwacja terminów przez klientów online;
- e-maile do klientów oraz SMS o kompletach zalegających po terminie odbioru (przypomnienie SMS wychodzi przed końcem przechowania);
- sprzedaż opon ze stanami magazynowymi oraz integracja z hurtowniami i katalogami opon;
- kody kreskowe i QR na etykietach oraz skanowanie kompletu przy wydaniu;
- faktury i paragony dla klientów warsztatu (potwierdzenie depozytu nie jest dokumentem sprzedaży);
- częściowy odbiór kompletu, ponieważ wydanie zamyka cały depozyt;
- import depozytów z arkusza kalkulacyjnego.
Cennik
Abonament kosztuje 39 zł netto miesięcznie lub 390 zł netto rocznie i obejmuje przechowalnię opon, etykiety, potwierdzenia PDF, zlecenia, terminarz oraz raporty, bez dopłaty za moduł. Osobno płatny jest wyłącznie opcjonalny dodatek Powiadomienia SMS: 20 zł netto za pakiet 100 powiadomień. Przez pierwsze 30 dni korzystanie z programu jest bezpłatne i bez zobowiązań. Konto zakłada się przez formularz rejestracji.
Najczęstsze pytania
Czy AutoZeszyt wysyła klientom SMS o odbiorze opon?
Tak (funkcja dodana 2 października 2026 r.). Po włączeniu dodatku Powiadomienia SMS program wysyła klientowi przypomnienie na 14 dni przed końcem przechowania opon, z datą odbioru i telefonem warsztatu. Wiadomość otrzymują klienci, którzy mają w karcie numer telefonu i zgodę na SMS-y. Dodatek jest płatny osobno: pakiet 100 powiadomień kosztuje 20 zł netto, a każde konto otrzymuje 10 powiadomień bezpłatnie. Po upływie terminu lista przechowalni pokazuje komplety zalegające, a karta depozytu podaje telefon klienta do kontaktu.
Czy klienci mogą zarezerwować wymianę opon przez internet?
Nie. AutoZeszyt nie ma rezerwacji online. Umówione wizyty warsztat zapisuje jako zlecenia z planowaną datą przyjęcia, a otwarte zlecenia są widoczne w terminarzu.
W jaki sposób program ogranicza ryzyko pomylenia kompletów przy wydaniu?
Każdy komplet ma numer depozytu i miejsce na regale, a w trybie domyślnym każda opona otrzymuje własną etykietę z numerem depozytu, opcjonalnie z pozycją na aucie. Okno wydania pokazuje opis kompletu i miejsce, a potwierdzenie przyjęcia zawiera rozmiar, markę i DOT kompletu (w komplecie mieszanym osobno dla przodu i tyłu) oraz bieżnik zmierzonych opon. Etykiety nie mają kodów kreskowych, więc zgodność sprawdza się wzrokowo.
Czy etykiety można drukować na drukarce etykiet?
Program przygotowuje etykiety wyłącznie jako PDF na arkuszu A4, po dwie w rzędzie, do wycięcia wzdłuż ramek i do druku na zwykłej drukarce. Szablonów dla termicznych drukarek etykiet ani dla gotowych arkuszy samoprzylepnych program nie ma.
Co się dzieje, gdy klient nie odbierze opon w terminie?
Komplet po terminie trafia do filtra Zalegające, a jego karta pokazuje datę upływu terminu i telefon klienta. Program nie nalicza dopłaty i nie wysyła wezwań; potwierdzenie przyjęcia informuje jedynie, że po terminie przechowanie może być dodatkowo płatne. Dalsze postępowanie wynika z regulaminu przechowalni warsztatu i przepisów o umowie przechowania.
Czy przechowalnia działa w warsztacie mechanicznym, który nie jest wulkanizacją?
Tak. Program do przechowalni opon jest dostępny w każdym profilu branżowym. Profil „Serwis opon / wulkanizacja” zmienia wyłącznie nazewnictwo i kilka ustawień zleceń.
Czy można przenieść przechowalnię z zeszytu lub arkusza?
Tak, ale wyłącznie ręcznie, ponieważ program nie ma importu depozytów z pliku. Istniejące komplety wprowadza się formularzem, podając pierwotną datę przyjęcia, miejsce na regale i termin odbioru, po czym można wydrukować dla nich etykiety i potwierdzenia.