Krok po kroku
16 kroków w tej samej kolejności co na filmie.
Wysyłka do KSeF wymaga tokena wygenerowanego w Aplikacji Podatnika KSeF (Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany) i wpisanego w Ustawieniach faktur. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje małe firmy od 1 kwietnia 2026 r.
W przykładzie warsztat wystawia fakturę za wymianę klocków i tarcz dla firmy transportowej, wysyła ją do KSeF, a następnie koryguje ilość jednej pozycji.
-
Krok 1. Format numeru i licznik
Ustawienia faktur (przycisk na liście faktur) określają format numeru z tokenami {nr}, {MM} i {RRRR} oraz licznik resetowany co rok albo co miesiąc. Osobny format ma numeracja korekt.
-
Krok 2. Środowisko i token KSeF
Sekcja KSeF zawiera wybór środowiska (produkcja, demo, test) i pole na token. Token generuje się w Aplikacji Podatnika KSeF, a program przechowuje go w postaci zaszyfrowanej. Ustawienie wykonuje się raz.
-
Krok 3. Zakończone zlecenie
Fakturę wystawia się z karty zlecenia. Lista zleceń z filtrem Zakończone pokazuje prace gotowe do rozliczenia.
-
Krok 4. Przycisk Wystaw fakturę
W rozliczeniu zlecenia znajduje się przycisk Wystaw fakturę. Przy otwartym zleceniu program pyta, czy zamknąć je razem z wystawieniem faktury.
-
Krok 5. Nabywca z kartoteki
Dane nabywcy wypełniają się z karty klienta. Wybór Firma wymaga nazwy, NIP i adresu; wybór Osoba fizyczna obejmuje imię, nazwisko i adres bez NIP. Klienta można też wyszukać po nazwisku, firmie, NIP albo telefonie.
-
Krok 6. Pozycje ze zlecenia
Części i robocizna z wpisów serwisowych trafiają do osobnych pozycji. Cenę jednostkową podaje się netto albo brutto, a drugą wartość i VAT program oblicza sam. Pozycje można poprawić, dodać i usunąć.
-
Krok 7. Daty, płatność i wystawienie
Panel po prawej stronie zawiera datę wystawienia i sprzedaży, formę i termin płatności oraz sumy netto, VAT i brutto. Przycisk Wystaw fakturę nadaje numer i zapisuje dokument.
-
Krok 8. Dokument PDF
Karta faktury pokazuje dokument w układzie wydruku; przycisk Pobierz PDF otwiera plik dla klienta. Do wysyłki do KSeF fakturę można jeszcze poprawić albo usunąć, a numer wraca wtedy do puli.
-
Krok 9. Wysyłka do KSeF
Przycisk Wyślij do KSeF w sekcji KSeF wymaga potwierdzenia. Na czas wysyłki strona pokazuje komunikat o oczekiwaniu na odpowiedź; KSeF odpowiada zwykle w kilka sekund.
-
Krok 10. Numer KSeF i UPO
Po przyjęciu faktury program pokazuje numer KSeF i datę przyjęcia oraz udostępnia Urzędowe Poświadczenie Odbioru do pobrania. Odrzucona faktura wraca z komunikatem błędu do poprawienia i ponownej wysyłki.
-
Krok 11. Kod QR na dokumencie
Dokument faktury przyjętej w KSeF zawiera kod QR z linkiem weryfikacyjnym oraz numer KSeF, zgodnie z wymogami dla wizualizacji faktur ustrukturyzowanych.
-
Krok 12. Korekta do faktury w KSeF
Faktury przyjętej w KSeF nie można edytować ani usunąć. Na karcie faktury przycisk Wystaw korektę otwiera formularz faktury korygującej.
-
Krok 13. Przyczyna i pozycje po korekcie
Korekta wymaga podania przyczyny i rodzaju (pomyłka w fakturze pierwotnej albo zdarzenie po wystawieniu). Pozycje startują od stanu z faktury; można zmienić ilości, ceny i stawki, usunąć pozycje albo wszystkie (korekta do zera).
-
Krok 14. Różnica do zwrotu
Panel pokazuje kwotę przed korektą, po korekcie oraz różnicę netto, VAT i brutto. Różnica ujemna oznacza zwrot dla nabywcy, dodatnia dopłatę z terminem płatności.
-
Krok 15. Dokument korekty
Faktura korygująca ma osobną numerację, odwołuje się do numeru i daty faktury pierwotnej oraz jej numeru KSeF i pokazuje pozycje przed i po korekcie. Wysyłka do KSeF przebiega tak samo jak przy fakturze.
-
Krok 16. Lista faktur
Lista faktur oznacza dokumenty przyjęte w KSeF pastylką KSeF obok numeru; odrzucone i oczekujące mają inny kolor. Filtry pokazują faktury do zapłaty, po terminie i zapłacone.
Uwagi praktyczne
Informacje uzupełniające do instrukcji, przydatne w codziennej pracy z programem.
-
Faktura jest wystawiana z danymi sprzedawcy z profilu firmy: nazwa, NIP i adres muszą być uzupełnione przed pierwszą fakturą.
-
Konto bez statusu podatnika VAT wystawia faktury bez VAT z podstawą zwolnienia podaną w ustawieniach.
