Mechanik spędza dziś z telefonem więcej czasu niż z komputerem: robi nim zdjęcia z diagnozy, odbiera klientów, sprawdza numery części i VIN. Dobra aplikacja dla mechanika musi więc przede wszystkim dobrze działać na telefonie, a nie być programem z komputera ściśniętym na mały ekran. Artykuł pokazuje, które funkcje naprawdę liczą się przy aucie, a które ładnie wyglądają w cenniku i rzadko są używane.
Co mechanik robi z telefonem w ciągu dnia
Robi zdjęcia usterek, sprawdza VIN i dane auta, zapisuje zgłoszenie klienta przy samochodzie, sprawdza, co było robione ostatnio, dzwoni do klienta, dopisuje części i robociznę w trakcie pracy, wysyła wycenę. Wieczorne podsumowania, faktury i rozliczenia zwykle robi się już na komputerze. Aplikacja ma obsłużyć właśnie tę pracę przy aucie, bez zbędnych kroków.
Funkcje, które muszą działać dobrze na telefonie
- Szybkie dodawanie zlecenia. Otwarcie aplikacji, przycisk „Nowe zlecenie”, wybór klienta z listy albo dodanie nowego, krótki opis, zapis. Całość w pół minuty. Jeżeli trzeba przewinąć kilka ekranów i wypełnić kilkanaście pól, aplikacja jest źle zaprojektowana.
- Karta klienta i auta z historią. Po telefonie od klienta w kilka sekund: imię, telefon, jego auta, ostatnie naprawy i przebieg. Bez tego program nie jest lepszy od zeszytu.
- Części i koszty dopisywane w trakcie pracy, z sumą liczoną automatycznie, zamiast odtwarzania z pamięci wieczorem.
- Szybkie notatki, także dyktowane, bo ręce w warsztacie bywają brudne.
- Zdjęcia w zleceniu. Zdjęcie przy przyjęciu auta to dowód stanu wyjściowego, gdy klient później kwestionuje uszkodzenie.
- PDF dla klienta jednym kliknięciem, do wysłania e-mailem albo komunikatorem.
- Te same dane na telefonie i komputerze, od razu, bez ręcznego przesyłania.
- Praca przy słabym zasięgu. W kanale albo w piwnicy zasięg bywa słaby. Aplikacje w przeglądarce, w tym AutoZeszyt, wymagają internetu, więc w takim miejscu potrzebne jest Wi-Fi obejmujące stanowiska. Niektóre aplikacje mają tryb pracy bez internetu; jego zakres warto sprawdzić przed wyborem.
Funkcje, które na telefonie rzadko się przydają
- Pełna księgowość. Lepiej robi to program księgowy albo biuro rachunkowe.
- Magazyn z numerami partii i kodami kreskowymi. Ma sens w sklepie z częściami; warsztat zamawiający części pod zlecenie robi w nim podwójną pracę.
- Rozbudowany CRM ze ścieżkami sprzedaży. W warsztacie klient albo zleca naprawę, albo nie.
- Wiele firm i walut. Komplikują ekran bez potrzeby.
- Własny czat z klientem. Klienci i tak piszą na WhatsAppie i Messengerze.
Bezpieczeństwo danych
Aplikacja z nazwiskami, telefonami, numerami rejestracyjnymi i VIN przechowuje dane osobowe w rozumieniu RODO. Warto sprawdzić u producenta: szyfrowane połączenie, serwery w Unii Europejskiej, automatyczne kopie zapasowe, wymóg mocnego hasła, zrozumiała polityka prywatności oraz możliwość pobrania i usunięcia danych na żądanie, bo baza klientów to majątek warsztatu.
Prosty test aplikacji
Wystarczy dać telefon osobie, która nigdy nie widziała aplikacji, i poprosić o dodanie klienta i zlecenia w minutę. Jeżeli się uda, aplikacja jest zrobiona dla ludzi; jeżeli nie, żadna lista funkcji tego nie nadrobi.
AutoZeszyt powstał z myślą o takim teście: pulpit z liczbą otwartych zleceń jako pierwszy ekran, wyróżniony przycisk „Nowe zlecenie” w nagłówku i szybkie wyszukiwanie klienta i auta. Bez funkcji, których mechanik nie używa na co dzień.
Aplikacja warsztatowa na Androida i iPhone'a
AutoZeszyt działa w przeglądarce telefonu z Androidem lub iOS, bez instalacji ze sklepu. Ikonę można dodać do ekranu głównego przez menu przeglądarki i uruchamiać program jednym dotknięciem. Dane zapisują się na serwerze, więc to, co wpisano przy aucie, jest od razu widoczne na komputerze; aplikacja wymaga połączenia z internetem.
Podsumowanie
Dobra aplikacja dla mechanika pozwala dodać zlecenie w pół minuty, mieć historię klienta pod ręką i wysłać PDF prosto ze zlecenia. Reszta to dodatki. Jednym z takich programów jest aplikacja do warsztatu samochodowego AutoZeszyt: działa w przeglądarce telefonu, bez instalacji, a nowe konto obejmuje 30 dni bez opłat i bez zobowiązań. Zestawienie programów zawiera porównanie programów do warsztatu samochodowego, a przejście z zeszytu na program opisuje artykuł zeszyt warsztatowy online i papierowy.
Najczęstsze pytania
Czy aplikacja warsztatowa na telefonie wymaga instalacji?
Zależy od programu. Aplikacje z Google Play lub App Store wymagają instalacji i zajmują miejsce w telefonie. Aplikacje działające w przeglądarce, jak AutoZeszyt, nie wymagają instalacji i aktualizują się same. Dla mechanika obie działają podobnie.
Czy aplikacja warsztatowa działa bez internetu?
Część aplikacji ma tryb pracy bez internetu w różnym zakresie. Aplikacje w przeglądarce, w tym AutoZeszyt, wymagają połączenia; dane zapisują się na serwerze na bieżąco i są od razu dostępne na innych urządzeniach. W warsztacie ze słabym zasięgiem rozwiązaniem jest Wi-Fi obejmujące stanowiska.
Jak szybko można dodać nowe zlecenie w dobrej aplikacji warsztatowej?
W czterech krokach: otwarcie aplikacji, wybór klienta i auta, krótki opis, zapis. Poniżej minuty. Kilkanaście pól albo kilka ekranów to znak, że aplikacja nie była projektowana dla mechanika.
Czy aplikacja dla mechanika musi mieć moduł magazynowy?
Nie. Magazyn ma sens w sklepie z częściami albo w warsztacie z własnym zapasem. Warsztat zamawiający części pod konkretne zlecenie prowadziłby w nim podwójną pracę.
Jakie dane klientów chroni RODO w aplikacji warsztatowej?
Imię, nazwisko, telefon, e-mail, adres do faktury, numer rejestracyjny i VIN. Aplikacja z tymi danymi musi mieć szyfrowane połączenie, zabezpieczony dostęp oraz możliwość pobrania i usunięcia danych na żądanie klienta.
Czy można korzystać z aplikacji warsztatowej na komputerze i telefonie jednocześnie?
Tak, w aplikacjach działających w chmurze dane są wspólne dla wszystkich urządzeń. Zlecenia dodaje się na telefonie przy aucie, a podsumowania robi wieczorem na komputerze.
Jak rozpoznać dobrą aplikację dla mechanika przed zakupem?
Dodać klienta, dodać zlecenie i otworzyć historię auta bez instrukcji w dwie minuty. Aplikacja, która wymaga dłuższego oswajania, będzie męczyć na co dzień. Konkretne programy zestawia porównanie programów do warsztatu.
Czy AutoZeszyt jest dostępny jako aplikacja na telefon?
Tak. AutoZeszyt działa w przeglądarce telefonu z Androidem i iOS, bez instalacji ze sklepu; ikonę można dodać do ekranu głównego przez menu przeglądarki. Wymaga połączenia z internetem, a te same funkcje są dostępne na komputerze.
Materiał ma charakter informacyjny. Nazwy własne i znaki towarowe należą do ich właścicieli.